Dotaz:

Je z hlediska dobré praxe vhodnější vést řídicí kontrolu prostřednictvím elektronického schvalování finančních operací namísto papírové formy?

Odpověď: 

Zákon č. 231/2025 Sb., o řízení a kontrole veřejných financí procesně nestanoví povinnost využívat elektronickou nebo papírovou formu vedení řídicí kontroly, přičemž nelze plošně doporučit ani jednu z těchto forem. Volba způsobu provádění řídicí kontroly závisí na konkrétních podmínkách a potřebách orgánu veřejné správy, zejména na jeho velikosti, organizační struktuře, objemu a povaze prováděných operací a na úrovni jeho digitalizace. Klíčové je, aby byl zvolený způsob v souladu se zákonem a jeho zásadami, zejména zásadou zachování auditní stopy (ustanovení § 8).

Rovněž platí, že musí být vždy dodrženy právní předpisy upravující technickou stránku věci – například spisovou službu, archivnictví či kybernetickou bezpečnost. Konkrétní nastavení by mělo být upraveno ve vnitřních předpisech organizace. Podrobněji viz Stanovisko CHJ č. 3/2026.

Obecně při nastavování procesu oběhu a schvalování dokumentů odbor Centrální harmonizační jednotka Ministerstva financí doporučuje dbát zvýšené opatrnosti a zohlednit povinnosti vyplývající z jiných právních předpisů (např. elektronizace dle zákona o spisové službě či právní úprava oblasti účetnictví).